A Companhia de Águas e Esgotos do Rio Grande do Norte (Caern) está orientando clientes, órgãos públicos e fornecedores a utilizarem meios virtuais para o encaminhamento de documentos à empresa. Desde março deste ano, com o início da pandemia da Covid-19, a Caern não está recebendo em seu setor de protocolo documentos físicos.
A medida foi necessária para reduzir os riscos de contaminação e circulação do vírus, ficando o manuseio de papéis apenas nos casos de correspondências enviadas à empresa pelos Correios.
Considerando que as recomendações dos órgãos de saúde ainda são de preservar medidas de segurança contra o vírus, a Caern reforça a necessidade de uso dos meios virtuais. Essa é uma tendência em todos os órgãos.
A recomendação é que todos os documentos a serem enviados à Caern sejam digitalizados e enviados pelo email – unpa@caern.com.br – ou via Sistema SEI, do Governo do Estado, no caso de órgãos públicos e prefeituras.
O órgão ou servidor público pode fazer o cadastro no sistema e utilizá-lo como meio de interlocução com a Caern.
Em razão da pandemia, a Caern adotou novos fluxos de trabalho, e uma das ferramentas é o cadastro dos representantes legais de todas as empresas contratadas ou que possuam vínculo contratual com a Caern no Sistema Eletrônico de Informações - SEI.
Mesmo o fornecedor ou representante que já possui o cadastro de Usuário Externo deve enviar a documentação comprobatória para seus fiscais de contrato, pois a documentação habilitará o usuário para assinar documentos produzidos pela Companhia.
Para realizar o cadastro corretamente, os representantes devem entrar em contato com os Gestores/Fiscais de Contratos e enviar toda a documentação solicitada pela Caern – como Termo de Declaração de Concordância e Veracidade preenchido, assinado e digitalizado; documento de identificação do representante e Contrato Social da empresa - para ter acesso ao sistema como Usuário Externo.
O cadastro vai facilitar a comunicação e garantir mais segurança e saúde para os colaboradores da Companhia e os representantes das empresas contratadas.
“Qualquer pessoa pode se cadastrar no Sistema Eletrônico de Informações do Governo do Estado e enviar, consultar ou receber documentos”, lembra o coordenador da Unidade de Protocolo e Arquivo da Caern, Luiz Antônio Dias. “É a forma mais segura que temos no momento para enviar e receber documentos”.
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